Áp dụng văn hóa Agile trong tổ chức

Tôi dự đoán rằng, bạn cũng bắt gặp cụm từ "Chuyển đổi số là yếu tố sống còn" từ nhiều sách vở, kênh truyền thông, hay từ những công ty tư vấn chiến lược trong những năm gần đây. Và liệu bạn có tự hỏi giống tôi và tin là nhiều người cũng vậy, câu hỏi: "Tại sao lại cần Chuyển đối số?"

Những nghi vấn thường gặp như: Hiện tại hoạt động kinh doanh của chúng tôi đang rất ổn định, tại sao lại cần đầu tư chi phí lớn cho CNTT? Chúng tôi là công ty sản xuất, không phải công ty công nghệ đâu! Doanh thu hiện tại rất tốt, tại sao phải thay đổi? Hoặc là năm nay tình hình kinh doanh không tốt, chúng tôi cần cắt giảm chi phí, bây giờ chưa phải lúc bỏ ra chi phí lớn cho chuyển đổi số được...

Đó là hàng tá lý do để trì hoãn, tôi không thể quả quyết rằng "Chuyển đổi số là xu thế, và đó là yếu tố sống còn", rồi đưa ra những dẫn chứng bởi các chiến lược quốc gia, dẫn chứng từ những kênh truyền thông, những tư vấn từ các công ty đang thuyết phục để bán phần mềm ERP hoặc dịch vụ của chính họ. 

Điều đó cũng không thuyết phục được chính tôi tham gia việc chuyển đổi khó khăn, và tốn kém này được. 

Mục tiêu kinh doanh của chúng ta chính là lợi nhuận, và có 2 yếu tố chính quyết định việc việc tăng trưởng lợi nhuận là: 

- Tăng trưởng doanh thu, khách hàng.

Chuyển đổi số đóng vai trò gì thúc đẩy 2 yếu tố này? Điều này có thể bao gồm việc sử dụng các công nghệ như trí tuệ nhân tạo (AI), máy học (machine learning) và khai thác dữ liệu (data mining) để tối ưu hóa quy trình sản xuất, giảm thời gian sản xuất và tăng năng suất. Bên cạnh đó, chuyển đổi số cũng cho phép các công ty tăng cường khả năng tiếp cận và tương tác với khách hàng, đối tác thông qua các kênh trực tuyến, tăng tính tương tác và trải nghiệm của khách hàng, đồng thời tạo ra cơ hội bán hàng và tăng doanh thu.

Công ty X sản xuất các mặt hàng xây dựng, và 90% sản phẩm được phân phối qua kênh đại lý (Agent). Với mạng lưới đại lý rộng khắp, doanh nghiệp này tạo được lợi thế cạnh tranh dựa trên quy mô rất vững chắc. Nhưng mới đây xuất hiện các doanh nghiệp nhỏ hơn đưa ra các sản phẩm mới và cạnh tranh ở các thị trước ngách theo vùng miền nhỏ hơn cạnh tranh với họ.

Dựa vào lợi thế cạnh tranh theo "Quy mô", Công ty X có thể điều chỉnh chiến lược với chiếu khấu với mức hấp dẫn hơn, hoặc cam kết về vốn,... cho các đại lý để cạnh tranh với đối thủ. Nhưng có phải lúc nào việc "giảm giá" cũng có hiệu quả tích cực không? Và khi có cạnh tranh thì không phải việc lôi kéo, thuyết phục các đại lý - những thổ địa ở thị trường của họ lại càng khó khăn hơn sao? 

Ở bài toàn trên đây, Chuyển đổi số sẽ là công cụ thể giúp được bạn tạo lợi thế cạnh tranh bằng một cách tốt hơn nhiều. 

Trước tiên, dựa vào nền tảng CNTT vượt trội so với đối thủ nhỏ hơn, doanh nghiệp X đã thu thập và số hóa hoàn toàn dữ liệu khách hàng, nhu cầu từng đại lý theo các vùng miền. Tiếp theo dữ liệu đó được khai thác một cách tự động. Họ xây dựng sản phẩm CNTT chăm sóc các đại lý của họ qua kênh trực tuyến, thay vì đến tận nơi và khảo sát định kỳ như các đối thủ khác (Một số công ty gần đây phát triển và đặt tên nó là app Sales Agent).

Sales Agent như một chuyên viên chăm sóc đại lý 24/7 giúp họ nhận thông tin về sản phẩm/ khuyến mãi mới ngay lập tức. Doanh nghiệp có thể nhanh chóng chia sẻ nguồn thông tin quý giá như "thông tin khác hàng tiềm năng, sở thích của họ" với các đại lý. Và đương nhiên, bạn sẽ cho phép họ dùng những chức năng trên ứng dụng để chăm sóc khách hàng của họ một cách khoa học hơn...

Công ty X đã không những gián tiếp tăng trưởng doanh thu, mà còn trực tiếp giảm chi phí nhân sự chăm sóc, tăng sự kết nối đối với họ, tạo lợi thế về mặt thói quen làm việc mới và mức độ cam kết lớn hơn với doanh nghiệp. 

Phân tích kỹ hơn thì bạn đã thấy, công ty X thực sự đã thay đổi về mặt tư duy kinh doanh. Có người đặt câu hỏi lúc bắt đầu rằng: "Tại sao lại đi phát triển hệ thống miễn phí cho những đại lý không độc quyền đó? Tại sao lại chia sẻ khách hàng tiềm năng với họ, tại sao giúp họ cạnh tranh với mảng bán lẻ trực tiếp của chính mình?" Những cản trở về mặt tư duy này nếu không được tháo gỡ thì khó lòng đạt được những đột phá về mô hình kinh doanh trong thời đại ngày nay. 

Cuối cùng, tôi xin trích dẫn kết quả một nghiên cứu, những nhân tố ảnh hưởng đến năng lực chuyển đổi số một tổ chức: 

ĐẦU TIÊN LÀ CẦN THAY ĐỔI TƯ DUY:

Thay đổi cách thức làm việc, thói quen, lề lối cũ luôn là một việc khó khăn. Đặc biệt đối với những nhà quản trị đã thành công xây dựng nên doanh nghiệp mức độ trưởng thành trên thị trường. Những "kẻ ưa thích sự thay đổi" hàng ngày đến và nói liên tục vào tai họ về sự thay đổi này nọ. Nếu đứng ở vị trí đó tôi cũng hết sức khó chịu, và nghĩ về những đứa trẻ luôn muốn phá cách trong cuộc sống mà không va chạm vào thực tế bao giờ. Vậy làm sao thuyết phục được những người lãnh đạo, và cán bộ nhân viên này thay đổi tư duy ?

Tôi đề xuất những bước tuần tự sau đây: 

1. Đào tạo & truyền thông về "Chuyển đổi số"

: Chúng ta không thể bảo ai đó đi đến một nơi họ còn chưa biết nó ở đâu được. Thật vậy, rất nhiều người nghe nhiều về Chuyển đổi số mà chưa thực sự hiểu cụ thể khái niệm đó là gì. Đa số những kỹ sư làm công nghệ còn chưa chắc hiểu về nó, chứ đừng nói gì đến người làm trong lĩnh vực kinh doanh.

Có thể kết hợp các phương pháp: 

- Tổ chức các buổi hội thảo và buổi tọa đàm nội bộ cấp quản lý

- Cung cấp khóa đào tạo và huấn luyện (Tổ chức giới hạn đối với các CBNV am hiểu về quy trình)

- Các bài báo truyền thông nội bộ, video, khóa học e-learning

- Chia sẻ các case study giữa các phòng ban nhằm xây dựng văn hóa chuyển đổi.

2. Thúc đẩy sự quan tâm và tò mò:

 Tạo một môi trường tốt để cán bộ nhân viên có thể đóng góp ý kiến và ý tưởng để cải tiến quá trình chuyển đổi số và phát triển sự nghiệp của mình.

Hãy thúc đẩy văn hóa cải tiến, đổi mới liên tục như thưởng cho những ý tưởng, đề xuất hợp lý, khả thi từ CBNV để phục vụ chính nhu cầu của họ. Ví dụ như chỉ đơn giản là nhân viên của bạn muốn cải tiến phần mềm phê duyệt mua sắm nội bộ kết nối tự động với phần mềm tài chính, và sau đó tự tính toán và xuất cảnh báo về chi phí ngay lập tức....

Nhiều khi các ý tưởng đó không thể thực hiện được, nhưng hay thưởng một khoản nhỏ để ủng hộ những ý kiến và xây dựng văn hóa này. 

3. Đưa ra các hoạt động thực tế:

 Tạo các hoạt động và dự án thực tế để giúp cán bộ nhân viên thực hành sử dụng các công nghệ số hóa trong các hoạt động hàng ngày của họ.

Lấy một ví dụ cá nhân, tôi đã từng làm việc tại tập đoàn Vingroup, ngay khi bước vào sảnh tòa nhà, mọi công nghệ như bao vây lấy chúng tôi từ công nghệ nhận diện khuôn mặt để tự động chấm công, đến hệ thống thang máy thông minh, và một rừng những công nghệ tiên tiến tự động được ứng dụng ngay trong nội bộ. Mỗi cá nhân CBNV đều tự hào về nó, và chúng thúc đẩy chúng tôi cố gắng hơn vì những sản phẩm chính mình làm ra được phục vụ chính bản thân một cách có giá trị, và khát khao hơn cho những công nghệ mới phục vụ tổ chức.

4. Thúc đẩy sự hợp tác giữa đơn vị nghiệp vụ và IT:

 Khuyến khích sự hợp tác giữa các bộ phận trong tổ chức để đạt được một sự phát triển đồng bộ và tiến bộ trong chuyển đổi số.

Để thực hiện chuyển đổi số, bạn không thể đưa ra những chỉ tiêu, hướng dẫn và để những người làm trong lĩnh vực kinh doanh, chuyên môn khác tự biết phải làm gì được. Tổ chức nên có những bộ phận chuyên trách đứng vai trò chủ chốt, điều phối các dự án, đánh giá tư vấn công nghệ nên áp dụng, làm đầu mối giữa bộ phận IT và sự chuyển đổi. 

Điều này sẽ khiến các đơn vị nghiệp vụ thuận lợi hơn về mặt tâm lý, mạnh dạn hơn với những đề xuất đổi mới của họ, tháo gỡ e ngại trong vấn đề kỹ thuật họ không thông thạo.

Tôi đề xuất nên xây dựng Ban Chuyển đôi số, và cử các nhân sự chuyên trách đảm đương một hoặc một nhóm các phòng ban chuyên môn gần nhau. Điều này sẽ giúp người đó có một cái nhìn tổng quát về những quy trình có thể liên thông, các hệ thống có khả năng tích hợp cùng, những công nghệ kế thừa chung...vv.

 Đưa ra phương thức đánh giá hiệu quả của chuyển đổi số để đo lường kết quả và cung cấp phản hồi tích cực để khuyến khích sự tham gia và cải tiến liên tục.

Mọi công việc cần được đo lường kết quả từ đó đánh giá xem chúng ta có đi đúng hướng không. Tuy nhiên, bạn cùng cần xác định mục tiêu trước đã rồi mới tính việc đánh giá theo những tiêu chí nào.

Có một số gợi ý về cách đánh giá như: 
- Digital Transformation Index: Chỉ số mức độ chuyển đổi số

- Digital Adaptability Index: Chỉ số sự thích nghi với chuyển đổi số

- Digital Momentum Index: Chỉ số động lực kỹ thuật số

- Digital Customer Interaction Index: Chỉ số tương tác khách hàng kỹ thuật số

Cần thực hiện đánh giá, kết hợp khảo sát định kỳ theo quý, năm, đưa  thêm những chỉ số này vào một phần đánh giá CBQL.

Một vài doanh nghiệp thực hiện việc đưa tiêu chí đánh giá chuyển đổi số như một KPI đánh giá cá nhân và đơn vị họ quản lý.

Ví dụ ở 1 ngân hàng tôi đang làm việc đưa "chỉ tiêu số hóa" vào đánh giá xếp loại từng đơn vị với trọng số khoảng 20%.

Tổng kết lại, chúng ta cần tư duy mới về cách làm việc, tiềm năng mà chuyển đổi số có thể mang lại cho lợi thế cạnh tranh và là công cụ mạnh mẽ để thay đổi mô hình kinh doanh tương lai.

  Tuy nhiên bước đầu tiên và rất quan trọng là tư duy làm việc cần thay đổi, điều này thì không dễ chút nào để thuyết phục tất cả cán bộ nhân viên của bạn chào đón sự chuyển đổi này. Vì vậy cần khéo léo tạo ra văn hóa đổi mới, thúc đẩy những ý tưởng, sự vận động trong tổ chức. Trên đây tôi đã đưa ra 5 bước cơ bản để bạn có thể tham khảo thực hiện, đó là: 

2, Thúc đẩy sự quan tâm và văn hóa cải tiến

3, Đưa ra các ứng dụng thực tế

4, Thúc đẩy sự hợp tác giữa đơn vị nghiệp vụ và IT

Hãy chuyển đổi tư duy trước khi nghĩ đến Chuyển đổi số

TrustContact Policy

Truy vấn và dự đoán độ tin tưởng

Cảnh báo ứng dụng nguy hiểm đã cài đặt

Cảnh báo tin nhắn lừa đảo

Ắt hẳn ai trong chúng ta cũng từng cảm thấy vô cùng bực bội vì bị làm phiền bởi các tin nhắn rác, cuộc gọi rác thường xuyên được gửi tới máy. Hiện tại, có rất nhiều cách thức để người dùng có thể thông báo những tin nhắn rác, cuộc gọi rác và chặn chúng đi.

Trong bài này sẽ giới thiệu đến một số phương pháp hiệu quả để chặn tin nhắn rác và cuộc gọi rác trên 

Tìm kiếm